1 ) Como decompor o problema?
Respostas: Primeiro criaria categorias e sub categorias, como :
"dificuldades para acessar o sistema" -> Categoria: Acesso -> Sub Categoria : dificuldades para acessar, essa mensagem a ser enviada cairia no setor de TI.
"dúvidas sobre pagamento" -> Categoria : Financeiro -> Sub Categoria : "dúvidas sobre pagamento".
Usando dessa abordagem com categoria e sub categoria a manutencao, destino e prazo melhorariam significamente.
2 ) É possível reconhecer padrões nos pedidos?
Respostas: Os dois casos demonstram uma dor do usuario.
3 ) Que tipo de abstrações pode ser criadas para simplificação do fluxo?
Respostas: Comecaria pela abstracao de interface e processo. Interace: Criaria uma interface onde o usuario ja teria as categorias e sub categorias definidas, selecionando com apenas um clique, deixando a cargo do usuario apenas digitar o texto relatando o erro. Em alguns casos como duvidas financeiras criar um campo onde seja obrigado o usuario inserir um CPF, codigo do cliente, etc. Ja em Processo: Criaria um processo onde o destinatario receba a mensagem sem problemas ou desvio, agilizando assim a respostas e satisfacao do cliente.
4 ) É viável criar um algoritmo para lidar com cada tipo de solicitação?
Com certeza, nas situacoes citadas podemos criar campos de opcao de categoria, subcategorias e etc.., utilizando condicoes como IF,Else. Uma interface atraves de UX amigavel e simples, diminuindo a quantidade cliques e texto digitado.