Olá,
Antes de tudo, é super importante reforçar que o ponto de vista do cliente tem muito valor. Por isso, ele deve se sentir à vontade para compartilhar sua percepção.
Depois de ouvir tudo com calma, analisar os pontos com cuidado. Deixando claro que entende a frustração e lamenta sinceramente pelo transtorno. Esses feedbacks serão levados para discussão interna e, no prazo de até 5 dias, vamos retornar com um posicionamento e as ações que serão tomadas para melhorar.
Muito bom, Charles!
Você trouxe algo essencial: acolher o cliente com empatia e mostrar que a opinião dele tem peso. Isso já muda totalmente o tom da conversa e abre espaço pra uma solução mais construtiva.
Gostei também da ideia de dar um prazo claro pro retorno — mostra organização e compromisso.
Acho que, dependendo do caso, até um feedback parcial dentro do prazo pode ajudar a manter o cliente mais confiante no processo.
Excelente abordagem!