Documento de Processo de Gerenciamento de Pedidos

Equipe Responsável

• Analista de Negócios: Frederico Pires de Lima
• Desenvolvedor(a): Frederico Pires de Lima
• Ponto Focal: Júlia Cortazio Viana

Descrição Geral do Processo

Este documento descreve o processo de gerenciamento de pedidos de colaboradores da área de compras. O processo de gerenciamento de pedidos da empresa é complexo e consome muito tempo e esforço da equipe, pois envolve várias etapas manuais, interações com diferentes sistemas e verificações detalhadas. Os pedidos são recebidos por meio do site da empresa, e as pessoas colaboradoras precisam realizar várias atividades repetitivas para processá-los, verificando a disponibilidade do estoque, calculando o frete, gerando notas fiscais, atualizando o status do pedido e enviando e-mails de confirmação para os clientes.

Objetivo

Identificar e implementar automações no processo de gerenciamento de pedidos, visando:

• Reduzir o tempo de confirmação do pedido.
• Liberar a equipe para atividades estratégicas.
• Aumentar a satisfação dos colaboradores e clientes.

Participantes do Processo

1. Colaboradores da área de compras: Responsáveis pelo processamento de pedidos e tratamento de exceções.
2. Cliente: Inicia o processo ao realizar um pedido no site.

Benefícios Esperados

1. Redução do tempo de confirmação do pedido: Agilidade no processamento desde a recepção até a confirmação final.
2. Aumento da eficiência operacional: A equipe terá mais tempo para focar em atividades estratégicas.
3. Aumento da satisfação: Melhoria na experiência dos colaboradores e clientes.

Requisitos do Processo

Informações de Entrada:

• Pedido recebido pelo site.

Informações de Saída:

• Nota fiscal emitida.
• Status do pedido atualizado no site.
• E-mail de confirmação enviado ao cliente.

Restrições e Regras de Negócio

1. Monitoramento de Pedidos:
   • A automação deve monitorar a API do site a cada 5 minutos para identificar novos pedidos.
2. Verificação de Estoque:
   • A automação deve consultar o sistema interno para verificar a disponibilidade do estoque.
3. Cálculo de Frete:
   • O cálculo do frete será realizado por meio de integração com a API dos Correios.
4. Emissão de Nota Fiscal:
   • A automação deve emitir a nota fiscal automaticamente através do ERP da empresa.
5. Atualização de Status:
   • O status do pedido deve ser atualizado automaticamente no site.
6. Comunicação com o Cliente:
   • Um e-mail de confirmação deve ser enviado ao cliente com os detalhes do pedido.
7. Tratamento de Exceções:
   • O colaborador atuará apenas em casos de exceção, como:
     • Falta de estoque.
     • Erro na emissão da nota fiscal.
     • Falhas na API de cálculo de frete.
   • O robô enviará um e-mail para os colaboradores informando sobre as exceções.
   • As exceções serão cadastradas automaticamente em um quadro no Trello para organização da equipe.