Uma dica para organização das atividades, conforme a importância, é o uso da matriz do tempo como ferramenta.

O quadrante 1 reúne o que é “urgente” e “importante”.

É nesse espaço que atendemos a um cliente indignado, trabalhamos para cumprir um prazo, consertamos uma máquina quebrada, nos submetemos a uma cirurgia no coração ou ajudamos uma criança que tenha se machucado e está chorando. Precisamos dedicar tempo ao primeiro quadrante. É nele que gerenciamos, produzimos, aplicamos nossa experiência e capacidade de discernimento a fim de atender a muitas necessidades e desafios. Se nós o ignorarmos, seremos enterrados vivos. Mas não podemos nos esquecer de que muitas atividades importantes se tornam urgentes por terem sido procrastinadas ou porque não tomamos as devidas precauções ou fizemos o planejamento necessário.**

O quadrante 2 contém atividades que são “importantes, porém não urgentes”.

Esse é o Quadrante da Qualidade. É nele que fazemos nosso planejamento de longo prazo, prevemos possíveis problemas e os evitamos, delegamos responsabilidades, abrimos nossa mente e aumentamos nossa capacidade por meio de leituras e do contínuo desenvolvimento profissional. Quanto mais tempo passamos nesse quadrante, mais desenvolvemos nossa habilidade de fazer.

O quadrante 3 é uma espécie de fantasma do primeiro.

Contém tarefas “urgentes, porém não importantes”. É o Quadrante do Engano. O burburinho da urgência cria a ilusão de importância. Só que as atividades, se é que têm de fato alguma importância, são relevantes apenas para outra pessoa. Muitos telefonemas, reuniões e visitas inesperadas pertencem a essa categoria. Acabamos perdendo um bocado de tempo no quadrante 3 atendendo a expectativas e prioridades alheias, pensando que estamos no 1.

O quadrante 4 é reservado para as atividades que “não são urgentes e não são importantes”.

Esse é o Quadrante do Desperdício. É claro, jamais devemos entrar nele. Mas saímos tão machucados dos quadrantes 1 e 3 que frequentemente “fugimos” para o quadrante 4 por uma questão de sobrevivência. O que encontramos lá? Não necessariamente lazer, pois a recreação no sentido de recriação é uma atividade importante do quadrante 2. Mas o vício de ler romances baratos, de assistir a programas de TV fúteis ou de jogar conversa fora diante do bebedouro do escritório são passatempos típicos do quadrante 4.

Fonte: Primeiro O Mais Importante (Stephen R. Covey)