Oi Vagner,
Normalmente um software ERP é construído ou utiliza como base um processo bem definido.
Se as pessoas conhecerem o processo, é mais fácil delas utilizarem o ERP, pois elas sabem para onde devem ir, o que devem preencher, as respostas e caminhos esperados.
Então, depedendo do processos que vocês tem, vocês precisam explicar como o ERP se encaixa no processo e não o contrário. Exemplo: Depois de fazer o cadastro da Nota Fiscal na tela ABC, você deve ir na tela IOP para avisar a area X que pode encaminhar o produto pro cliente.
Você pode usar para isso fluxogramas, diagramas BPM ou descrições de processos, em forma de textos e passos.
Sistemas complexos, normalmente, só são complexos porque envolvem muitos passos e muitos processos. Mas processos são uma coisa e interfaces são outras. As interfaces desses sistemas devem ser simples e objetivas.
Ficou um mais clara a questão?