Olá Ibsen.
Tudo bom?
Uma maneira mais direta é perguntar se algo está atrapalhando o entendimento das pautas da reunião.
Mas, penso que a primeira coisa a ser feita é entender por que as pessoas estão se distraindo. Pode ser referente ao modo como o comunicador está passando sua mensagem, então seria bacana procurar maneiras mais efetivas de se comunicar, inclusive não-verbalmente, pela construção das apresentações também.
Assim, eu indicaria alguns aspectos que se pode ter em consideração:
(1) As pessoas têm inteligências mais predominantes do que outras (seja lógico-matemática; linguística; motora; espacial; musical, interpessoal e intrapessoal),
(2) Na Antiguidade, a oratória era parte da Retórica, assim, podemos considerar que na primeira a norma é a eficácia, então precisamos elaborar a oratória como uma unidade coerente, clara e também bela. Mas para isso acontecer, precisamos estar cientes do Item 1, das inteligências múltiplas,
(3) Isso porque a nossa comunicação precisa ser capaz de agregar essa diversidade de modos como as pessoas aprendem e atingir a todos. Se focamos numa inteligência mais predominante (como a lógico-matemática) mas pecamos em relação às outras, provavelmente atingiremos apenas aquelas que possueim a lógica-matemática como sua inteligência principal. E as outras estarão mais suscetíveis às distrações externas.
Ibsen, recomendo que você dê uma olhada no curso Aprender a Aprender e Comunicação Assertiva, aqui da Alura.
Espero que isso te ajude e some com os seus conhecimentos :)
Bons estudos e abraços =)
