O time de projetos precisa analisar quais são os documentos mais importantes e necessários, e com as análises procurar unificar (se possível) alguns formulários e documentos para otimizar e deixar enxuto cada processo.
O time de projetos precisa analisar quais são os documentos mais importantes e necessários, e com as análises procurar unificar (se possível) alguns formulários e documentos para otimizar e deixar enxuto cada processo.
Bom dia, Priscilla! Tudo bem com você?
Sim, você está no caminho certo. Partindo para ações, poderíamos agir da seguinte maneira:
Começar listando todos os documentos atualmente utilizados pelo time de projetos. Em seguida, classificá-los por importância e frequência de uso.
Verificar se há documentos que possuem informações duplicadas ou que poderiam ser combinados. Por exemplo, se há dois formulários que coletam dados semelhantes, considere unificá-los em um único documento.
Reunir feedback das pessoas que utilizam esses documentos diariamente sobre quais documentos são mais úteis e quais poderiam ser eliminados ou simplificados.
Considerar o uso de ferramentas de automação para reduzir a carga de trabalho manual e até mesmo a centralizar informações e facilitar a comunicação entre as equipes.
Explorando o tema via podcast:
Recomendo que ouça o podcast a seguir sobre o case da empresa B3 sobre governança em TI, desafios e evoluções.
Conte com o apoio do fórum na sua jornada.
Abraços e bons estudos!