Há alguns tempos atrás passei por essa situação no meu local de trabalho.
Na empresa temos algumas áreas que contratam freelancers e em alguns casos é necessário que esse colaborador tenha um e-mail corporativo pra utilizar alguma ferramenta. Em alguns momentos, esses contratos terminava e o TI não era informado pelo time de Contratos que o contrato do colaborador não havia sido renovado, só ficávamos sabendo quando chegava alerta do Google informando que o e-mail estava sem acesso há mais de 2 meses.
Então realizamos uma reunião com o time de contratos em busca de quebrar esse silo e criar um processo para facilitar o dia a dia desses times.
Combinamos que toda vez que um freela precisasse de e-mail corporativo, seria necessário que o gestor responsável envie um e-mail para o TI como o time de Contratos em cópia e o time de TI só seguirá com a criação após o e-mail do time de contratos informando que o contrato foi assinado e que podemos seguir com a solicitação. Também temos uma planilha onde os dois times alimentam, o TI coloca o e-mail e data final de contrato e o time de Contratos informa nessa planilha se o contrato foi renovado ou não.
Com isso os e-mails dos colaboradoes não ficavam mais ativos após o término de contrato. O time de contratos tem uma noção de quantos freelas tem em cada área.
