Olá Valdney,
Não existe uma resposta única para o que você perguntou. Cada empresa tem o costume de realizar determinadas ações. Mas eu vou falar o que eu vejo de mais comum e o que eu provavelmente faria.
Sobre a parte da entrega dos resultados, normalmente as pessoas acabam focando na apresentação da descrição das features organizadas e priorizadas. Se usam algum tipo de sistema de gerenciamento de features, você pode cadastrar o que foi descoberto nesse sistema.
Para apresentar os resultados você pode fazer um resumo falando do processo, das ideias e descobertas de cada um dos entregáveis e junto com uma apresentação visual (PPT). Já deixando o acesso ao material criado para todas as pessoas que precisam.
Caso você não apresente os resultados, você pode documentar de maneira bem resumida todo o processo: as linhas de pensamento e das motivações do processo de decisão para os entregáveis.
Mais explicando, por exemplo, porque vocês chegaram num consenso daquela ordem na prioridade das features, do que detalhes de como foi a votação.
Sobre a pergunta de vários encontros, eu normalmente vejo nas empresas que o pessoal tira um tempo de 2 a 5 dias para resolverem o que é mais importante naquele momento. Mas o que normalmente acontece é que esse processo não acontece com tanta frequência, principalmente, quando são pessoas de fora da equipe de DEV.
Eu dou sempre preferência para a criação das protopersonas, por ser importante ter diferentes perspectivas para esse processo. O restante vai conforme a prioridade do projeto com relação as outras informações.
O importante é que as pessoas saibam o que foi feito, principalmente para usar e melhorar os materiais que foram criados. Evitando principalmente que todo o processo da gamificação seja refeito sem a necessidade ou por falta de informação.
Respondi tudo ou algo ainda não ficou claro?
Tem mais alguma dúvida?
Abraços.
