[Mão na massa] Criando um post para seu trabalho

ENTRADA:
Sou secretário de uma empresa e preciso que escreva as ações que devo realizar para coletar informações, agendar e fazer ciência ao meu chefe quanto aos eventos externos e internos que ele deverá participar. Para isto, siga os passos que seguem:

Passo 1 – Relacione todas as informações que preciso coletar dos eventos.
Passo 2 – Apresente estas informações de maneira organizada para que eu possa apresentá-la ao meu chefe.
Passo 3 – Me apresente também um aplicativo ou uma plataforma onde eu possa gerenciar cronologicamente os eventos deixando o meu chefe sempre atualizado.

SAÍDA:
Perfeito, José. Abaixo está um guia completo e prático dividido conforme seus três passos. Ele foi elaborado pensando na rotina de um(a) secretário(a) executivo(a) que precisa gerenciar com eficiência a agenda de eventos internos e externos do chefe.

Passo 1 – Informações que você deve coletar de cada evento

Antes de agendar ou comunicar ao seu chefe, você precisa coletar dados padronizados sobre cada evento. Isso garante clareza e evita retrabalho.
Veja o checklist completo:

1. Identificação do evento

Nome oficial do evento

Tipo (interno / externo)

Tema ou assunto principal

Objetivo (por que o chefe deve participar)

1. Detalhes logísticos

Data e hora de início e término

Local (endereço, link para evento online, mapa de acesso, estacionamento etc.)

Dress code (traje formal, casual, farda, terno, etc.)

Responsável pelo evento (nome, cargo, contato telefônico e e-mail)

1. Participantes e convidados

Lista de principais participantes

Autoridades / palestrantes / organizadores

Indicação de quem representará a empresa (apenas o chefe ou equipe também)

1. Documentação e materiais

Convite oficial / e-mail de convite

Pauta ou programação do evento

Materiais necessários (apresentação, discurso, documentos, brindes etc.)

1. Relevância e prioridade

Grau de importância (alta, média, baixa)

Impacto institucional (visibilidade, parcerias, imprensa)

Necessidade de preparação prévia (reuniões, leitura de relatórios etc.)

1. Status

Confirmado / Pendente / A confirmar

Data limite para confirmação de presença (RSVP)

Passo 2 – Modelo para apresentar as informações ao seu chefe

A seguir, um modelo de tabela organizada que você pode preencher e enviar semanalmente (por e-mail, impresso ou via planilha digital):

Data Evento Tipo Local Horário Objetivo Participantes-chave Status Observações
10/10/2025 Fórum Empresarial Regional Externo Auditório da FIEC 14h às 17h Representar a empresa no painel de inovação Prefeito, líderes empresariais Confirmado Discurso de abertura preparado
12/10/2025 Reunião de planejamento anual Interno Sala de reuniões 2 9h às 11h Definir metas 2026 Diretoria e gestores A confirmar Enviar pauta até dia 10

Dica: você pode manter uma aba separada na planilha para eventos futuros (mais de 30 dias) e outra para eventos da semana corrente, facilitando o acompanhamento.

Passo 3 – Aplicativos e plataformas para gerenciar cronologicamente os eventos

Aqui estão opções eficientes de ferramentas que permitem gerenciar agendas, enviar notificações e manter o chefe sempre atualizado:

1. Google Calendar (recomendado)

Vantagens:

Sincroniza com celular, e-mail e desktop

Permite compartilhar a agenda com o chefe

Envia lembretes automáticos por e-mail e notificação

Permite anexar convites, links e documentos

Como usar:

Crie uma agenda compartilhada com o nome “Agenda de Eventos – [Nome do Chefe]

Use cores diferentes para eventos internos, externos e viagens

Configure lembretes automáticos (ex: 1 dia e 1 hora antes do evento)

1. Trello (alternativa visual e colaborativa)

Vantagens:

Interface em formato de quadro (cards) com colunas como “A Confirmar”, “Confirmados”, “Realizados”

Possibilidade de anexar documentos, adicionar responsáveis e prazos

Ideal se você também precisa interagir com outros membros da equipe

1. Microsoft Outlook Calendar

Vantagens:

Integração total com e-mail corporativo

Envio de convites automáticos

Permite incluir detalhes e arquivos de eventos

Sugestão de rotina semanal
Dia Ação Objetivo
Segunda-feira Coletar informações de novos eventos e atualizar planilha Manter a agenda atualizada
Terça-feira Revisar convites e confirmar participações pendentes Garantir presença confirmada
Quarta-feira Enviar resumo semanal da agenda ao chefe Mantê-lo informado
Sexta-feira Atualizar status dos eventos realizados e arquivar documentos Manter histórico organizado