Enviaria email ao cliente apresentando o documento a ser validado e solicitando data para nos reunirmos com o intuito dele apresentar as dúvidas que surgiram da leitura do documento. Na reunião, passaríamos por cada um dos requisitos para validação individual e no final, teríamos a validação de todo o documento.
Olá, Gustavo!
Uma sugestão de roteiro para essa reunião poderia ser:
Inicie a reunião agradecendo a presença do cliente e reforçando o objetivo da validação do documento.
Apresente o documento a ser validado de forma resumida, destacando os principais pontos e objetivos.
Solicite ao cliente que leia o documento com antecedência e que anote todas as dúvidas e observações que surgirem durante a leitura.
Inicie a validação dos requisitos, um por um. Para cada requisito, explique-o brevemente e pergunte ao cliente se ele concorda com a descrição e se possui alguma dúvida ou observação a fazer.
Registre todas as dúvidas e observações levantadas pelo cliente durante a validação de cada requisito. Certifique-se de compreender bem as colocações do cliente e anote-as de forma clara.
Ao final da validação de todos os requisitos, faça uma revisão geral do documento, destacando as dúvidas e observações levantadas pelo cliente. Peça ao cliente que confirme se todas as suas dúvidas foram abordadas e se ele está satisfeito com o documento.
Caso haja alguma dúvida ou observação que não tenha sido abordada durante a reunião, ofereça ao cliente a possibilidade de enviar por e-mail ou marcar uma nova reunião para tratar desses pontos.
Agradeça ao cliente pela participação na validação e encerre a reunião.
Lembre-se de que esse é apenas um exemplo de roteiro e você pode adaptá-lo de acordo com as necessidades do seu projeto e as preferências do cliente.
Espero ter ajudado e bons estudos!