Já faz um tempo que uso ferramentas (apps) para tomar notas. No começo tive uma certa dificuldade para achar o ideal e por isso uso mais de um dependendo da situação. Se preciso fazer uma lista simples para algo rápido como uma lista de compras ou salvar um link para acesso posterior eu uso Google Keep. No entanto se preciso organizar algum projeto, anotar ações para um evento importante eu uso o To Do da Microsoft nele eu posso ativar lembretes, criar tarefas e subtarefas, compartilhar com outras pessoas além de ser integrados com outras ferramentas da Microsoft
Links Google Keep: https://keep.google.com/u/0/ To Do: https://todo.microsoft.com/tasks/pt-br/