Reuniões virtuais - dicas

Ola Luciana. Me permita compartilhar minhas impressões. Sou administrador profissional numa autarquia pública, e no período da pandemia, como muitos, fomos obrigados a participar de reuniões virtuais, e que continuaram pós-pandemia e tendem a ficar permanentes. No geral as pessoas estão já enjoadas de reuniões virtuais pelo distanciamento das pessoas, possíveis problemas tecnológicos e de conexão, etc. Porém, para torná-las mais eficazes, minha opinião:

• Ter uma pauta previamente acordada e divulgada e o seu condutor seguir rigorosamente a pauta. Para outras ideias e surgirem durante a reunião, o líder pode propor um outro momento para discussão do tema proposto;
• NÃO ser longa. Muito importante ela ser mais curta que se fosse uma reunião presencial;
• O líder solicitar que todos abram suas câmeras e sejam vistos por todos. Também é importante lembretes prévios à reunião para que as pessoas estejam em ambiente sem barulho, com fones de ouvido e microfones, em ambiente bem iluminado.
• O tempo de fala e participação das pessoas ser previamente combinado que será cronometrado, por exemplo, máximo de 3 minutos por pessoa a cada participação.

Obrigada pelas dicas, Décio. Realmente vivencio a mesma situação que você descreve no pós-pandemia. E tenho a impressão de que pelo excesso de reuniões, as pessoas acabam não se dedicando a aquelas que são importantes. Fora distrações, que sempre acontecem, como mensagens instantâneas, navegação em outros sites, redes sociais....

Excelentes dicas.

Ola Luciana, Me lembrei de um detalhe que tem me incomodado em reuniões virtuais. É sobre os ruídos (barulhos) do ambiente externo em volta de um dos membros da reunião... que quando ele abre seu microfone para falar... fica difícil a compreensão. Normalmente isso ocorre quando o colega está numa reunião virtual, mas trabalha em estações de trabalho ou escritórios amplos onde há muita gente próxima, em volta. Entendo ser difícil conseguir "privacidade" para atender as agendas de reuniões virtuais... mas esse é um cuidado que todos nós temos que cuidar.