Aqui está como eu faria:
Definição de Objetivos: Primeiramente, eu definiria claramente quais informações precisariam ser compartilhadas na reunião. Isso incluiria não apenas os resultados, mas também as metas futuras, as áreas que precisam de melhorias e o que foi alcançado até agora.
Escolha da Abordagem: Consideraria qual seria a abordagem mais eficaz para a reunião. Se o foco é melhorar processos, eu enfatizaria a importância do feedback e da colaboração. Se o objetivo é comemorar conquistas, eu planejaría um momento para reconhecer o esforço do time.
Planejamento do Tempo: Eu definiria um tempo adequado para a reunião, evitando que fosse longa demais, o que poderia levar à perda de foco, ou curta demais, que poderia comprometer a profundidade da discussão. Um tempo de 60 a 90 minutos costuma ser ideal.
Dinâmicas de Engajamento:
Quebra-Gelo: Começaria com uma dinâmica de quebra-gelo para energizar o time e criar um ambiente mais descontraído. Isso pode ser algo simples, como uma pergunta divertida ou uma atividade rápida. Discussão Colaborativa: Implementaria uma dinâmica em que todos pudessem contribuir com suas perspectivas, utilizando as perguntas “O que foi bom? O que não foi tão bom? O que podemos melhorar?” para guiar a conversa. Reconhecimento: Finalizaria com uma dinâmica de reconhecimento, onde os membros da equipe poderiam trocar elogios ou reconhecer o esforço dos colegas. Isso reforça a cultura de apoio e colaboração. Ferramentas Interativas: Escolheria ferramentas apropriadas para facilitar a interação, dependendo do formato da reunião (presencial ou remota). Para reuniões remotas, plataformas como Mentimeter ou EasyRetro podem ser excelentes para coletar feedback em tempo real. Para reuniões presenciais, um quadro branco e post-its poderiam ser utilizados para visualização e participação ativa.
Clima Seguro e Abertura para Opiniões: Durante a reunião, garantiria que todos se sentissem à vontade para compartilhar suas opiniões. Estabeleceria regras básicas de respeito e escuta ativa, lembrando a todos que cada contribuição é valiosa.
Follow-Up: Após a reunião, enviaria um resumo com os principais pontos discutidos, as ações a serem tomadas e o feedback recebido. Isso não só mantém todos informados, mas também mostra que as contribuições da equipe foram valorizadas e que há um plano de ação a seguir.
Consistência e Melhoria Contínua: Reconheceria que as primeiras reuniões podem não ter toda a interação esperada, mas enfatizaria a importância de manter a consistência. A cada reunião, ajustaria as dinâmicas e abordagens com base no feedback, tornando o ambiente cada vez mais seguro e aberto para a participação.
