Para resolvermos esse problema podemos utilizar os seguintes passos:
Entrada de Dados:
horário de entrada e saída dos participantes
horário de inicio e final do evento
Processamento (regra de negócio):
Verificar se o horário de início do evento é igual ou próximo(tolerância) do horário de entrada do participante, além disso, é feito a mesma verificação para final do evento e a saída do participante do evento. Após essa verificação é possível tomar a decisão de final.
Ação final
Após ser feita a comparação de horário do evento e do participante é possível enviar o envio do e-mail para os participantes, se o participante se encaixar na regra de negócio, será enviado um e-mail de agradecimento, caso contrário, não é enviado.