comunicação interna. 6 - Adaptação e Melhorias Contínuas: Com base nas discussões e análise das métricas, implemente as melhorias propostas. Isso pode incluir ajustes nos limites WIP, padronização de processos ou a introdução de ferramentas para facilitar a comunicação interna. 7 - Avaliação dos Resultados: Monitore os resultados das mudanças implementadas. Avalie como elas afetaram a eficiência do processo, a resolução de problemas e a satisfação do cliente.
Olá, Evellyn! Tudo joia?
Vamos analisar esses pontos juntas:
No seu caso, considerando a situação do João e seu time, uma boa abordagem seria começar identificando os principais gargalos no processo atual de atendimento ao cliente. Utilize as métricas já coletadas para identificar onde os atrasos são mais significativos. A partir disso, você pode considerar:
Ajustes nos Limites WIP (Work in Progress): Estabeleça limites máximos de tarefas em andamento para cada fase do processo. Isso pode ajudar a reduzir o acúmulo de trabalho e a garantir um fluxo mais constante e controlado.
Padronização de Processos: Crie procedimentos padrão para as tarefas mais comuns. Isso pode incluir scripts de atendimento, checklists de diagnóstico de problemas, e procedimentos de escalonamento. A padronização ajuda a reduzir a variabilidade e melhora a eficiência.
Introdução de Ferramentas de Comunicação: Implemente ferramentas que facilitem a comunicação tanto interna quanto com o cliente. Ferramentas como Slack, Microsoft Teams ou mesmo sistemas de CRM com funcionalidades de comunicação podem ser úteis. Essas ferramentas podem ajudar a manter todos na mesma página e acelerar a resolução de problemas.
Após implementar as melhorias, é crucial monitorar como elas impactam o processo de atendimento ao cliente:
Monitoramento Contínuo: Utilize as mesmas métricas que você usou para identificar os problemas iniciais. Veja como os tempos de resposta, a satisfação do cliente e a taxa de resolução de problemas mudam com as novas práticas.
Feedback Regular: Além das métricas, obtenha feedback regular de sua equipe e dos clientes. Isso pode fornecer insights sobre áreas que ainda precisam de ajuste e se as mudanças estão realmente melhorando a experiência do cliente.
Ajustes Baseados em Dados: Use os dados coletados para fazer ajustes contínuos nas melhorias implementadas. O Kanban é sobre melhoria contínua, então este é um processo cíclico de ajuste e reavaliação.
Bons estudos!