Minha ideia é a automação ter acesso a agenda do responsável pelo processo seletivo. Ele vai liberar os dias e horários disponíveis para entrevistas e a automação vai tentar preencher. Se possível criar um tipo de filtro que vincule vaga e candidatos a datas selecionadas pelo RH. Por exemplo:
RH precisa preencher a vaga de Análista de Dados Jr., o filtro da Gupy retornou 300 canditatos e desses apenas 100 passaram na triagem da empresa. Essa etapa das entrevistas precisa ser finalizada até dia 30/06/2026, pois o candidato que for contratado começa 03/08/2026.
Sabendo que a empresa tem até o dia 30/06, o que dá quase 1 mês de prazo o responsável pode escolher se vai:
a) Liberar do dia x ao dia y todos os horários livres.
b) Limitar a quantidade de vagas disponíveis por dia. Ex: 1 entrevista de manhã e 2 a tarde.
c) Limitar a quantidade de pessoas participando no mesmo horário (tipo dinâmica em grupo)
d) Trabalhar com todas as possibilidades anteriores para gerar um filtro bem preciso.
Nesse exemplo o responsável escolhe a opção D e filtra da seguinte forma:
Liberar agenda para até 10 confirmações por dia entre os dias 01/06 a 12/06 [excluindo finais de semana], de manhã (9 às 11h) e a tarde (15 às 17h). Totalizando 100 vagas disponíveis.
O fluxo automático seguiria da seguinte forma:
Criar e-mail convite → Enviar → IA verifica resposta do convite de entrevista (se não houver repetir a etapa anterior 1x) e trava aquele dia e horário escolhido → Integração com calendário (Outlook/Google Calendar) → Enviar e-mail de confirmação do agendamento conforme a sugestão de template.
Isso reduz o tempo de trabalho repetitivo, os filtros são preenchidos uma única vez no inicio do processo. E o disparo dos e-mails vai para a base de dados selecionada pelo próprio responsável.
Para o template de envio, pensei na seguinte estrutura:
Prezado(a) [Nome do candidato(a)],
Analisamos seu currículo e resolvemos seguir com o processo seletivo para a vaga [cargo/nome da vaga].
A próxima etapa do processo é a realização de uma entrevista [presencial/online] com [nome do responsável].
Clique no link abaixo e escolha uma das datas disponíveis para que você possa prosseguir com o processo.
[link da agenda do responsável]
Aguardamos seu retorno e desejamos boa sorte nas próximas etapas.
Atenciosamente,
[Assinatura]
Para o template de confirmação:
Prezado(a) [Nome do candidato(a)],
Agradecemos sua confirmação de presença para a entrevista [presencial/online] no dia [data agendada] com [nome do responsável].
#Preencher essa parte somente em casos de entrevista presencial:
Lembrando que a entrevista ocorrerá no seguinte endereço:
[Endereço Completo]
Ao chegar no local, procurar por [responsável]
#
Desejamos sucesso nessa etapa do processo, caso ocorra algum imprevisto basta entrar em contato atráves [contato do responsável]. Se o motivo for cancelamento clique aqui [link vinculado a agenda do responsável].
Para o template de cancelamento caso seja possível reagendar
Prezado(a) [Nome do candidato(a)],
Agradecemos por informar antecipadamente que não pode participar da entrevista no dia [dia e horário agendado]. Entendemos que imprevistos acontecem e por isso disponibilizamos uma nova data para que você continue participando do nosso processo seletivo.
Sendo assim clique no link abaixo e escolha uma das datas disponíveis para que você possa prosseguir com o processo.
[link da agenda do responsável]
Aguardamos seu retorno e desejamos boa sorte nas próximas etapas.
Atenciosamente,
[Assinatura]
Para o template de cancelamento caso seja possível reagendar
Prezado(a) [Nome do candidato(a)],
Agradecemos por informar antecipadamente que não pode participar da entrevista no dia [dia e horário agendado]. Infelizmente não será possível prosseguir com seu processo seletivo, pois essa etapa já está encerrada.
Você pode cadastrar seu currículo está em nosso banco de talentos e verificar as vagas em aberto atráves de nosso site[link]
Atenciosamente,
[Assinatura]
No final de tudo isso ainda podemos incluir a possibilidade de gerar um painel semanal mostrando quantos convites foram enviados, quantos confirmados e quantos cancelados, ajudando o RH a acompanhar sem esforço manual. Criando um relatório de forma automática, lembrando que tudo - ABSOLUTAMENTE TUDO - que for gerado precisa passar por uma verificação de números e dados, IA’s não geram resultados 100% corretos então é importante tirar um tempo da semana para validar as informações geradas pela automação.
Conte com o apoio da comunidade Alura na sua jornada. Abraços e bons estudos!