[Projeto] Desafio: automatizando processos na equipe de RH

Problema: Com o acumulo de tarefas repetitivas, o setor de RH fica sobrecarregado e tendo que fazer a mesma coisa para todos os candidatos um por um.

1. Decomposição

A demanda inicial “organizar entrevistas” chega de forma ampla.
Para compreendê-la melhor, dividi em partes menores:

1. Receber a lista de candidatos.

2. Coletar disponibilidade de cada um.

3. Enviar convites por e-mail.

4. Receber confirmações de horário.

5. Montar a agenda final.

6. Enviar lembretes antes da entrevista.

7. Reconhecimento de padrões

Ao observar o processo repetido semana após semana, nota-se padrões claros:

• A sequência das ações sempre se repete (contato → confirmação → agendamento).
• As mensagens enviadas costumam ter estrutura semelhante.
• A agenda sempre precisa refletir os horários escolhidos.
• Cada candidato passa pelo mesmo fluxo, mudando apenas os dados específicos.

Reconhecer esses padrões indica que é possível reutilizar uma solução automatizada e reduzir o trabalho manual do RH.

3. Abstração

Aqui simplificamos o processo, escondendo detalhes desnecessários e mantendo somente o essencial.

Podemos:

• Criar uma interface única onde o candidato escolhe seu horário.
• Integrar isso a um calendário automático da empresa.
• Utilizar modelos de e-mail padronizados enviados automaticamente.
• Tratar o fluxo inteiro como um único processo automatizado, sem precisar ver cada etapa individualmente.

Assim como o mapa do metrô abstrai detalhes geográficos, uma ferramenta de agendamento abstrai tarefas repetitivas e mostra apenas o essencial: os horários disponíveis e as confirmações.

4. Algoritmo (sequência de passos)

Com todas as etapas organizadas e abstraídas, podemos montar um algoritmo simples para automatizar o fluxo:

1. Receber a lista semanal de candidatos.
2. Enviar automaticamente um e-mail com link para escolha de horário disponível.
3. Aguardar o candidato selecionar o horário.
4. Registrar automaticamente no calendário do RH.
5. Enviar e-mail automático de confirmação para o candidato.
6. Enviar lembrete automático antes da entrevista.

Além disso, podemos incluir uma IA integrada ao WhatsApp, que envia mensagens automáticas sobre aprovação ou desaprovação do candidato, para que ele possa ter o devido retorno. Caso aprovado, ele já pode selecionar horário pelo próprio WhatsApp ou ser redirecionado através de um link para a página web com os horários disponíveis.

Dessa forma, diminui a demanda o setor de RH, mantem o padrão, aumenta a velocidade e diminui o erro humano.