Eu organizaria isso de forma simples, mas estruturada.
Primeiro, separo o processo em etapas: hoje o RH faz tudo junto, mas na prática existem fases claras: coletar a disponibilidade do candidato, definir o horário, enviar o e-mail de confirmação e montar a agenda.
Depois, olho o que se repete. Toda semana são os mesmos tipos de e-mail, os mesmos conflitos de agenda e o mesmo esforço manual para encaixar horários. Ou seja, dá pra padronizar.
Com isso, crio uma base simples: modelos de e-mail já prontos (confirmação, remarcação, lembrete) e uma agenda central com horários disponíveis para entrevista.
Por fim, automatizo o fluxo: o candidato recebe um link com horários disponíveis, escolhe o melhor → o sistema já agenda automaticamente → envia o e-mail de confirmação → e bloqueia aquele horário na agenda do RH.
Na prática, isso elimina o vai e volta de e-mails, reduz erro de agendamento e libera o time para focar na análise dos candidatos, em vez de tarefas operacionais.
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