Definir o objetivo da reunião:
Melhorar a comunicação interna da equipe, identificando os principais pontos de falha e criando estratégias práticas para torná-la mais clara, ágil e colaborativa.
Escolher a plataforma adequada:
Utilizar o Zoom ou Google Meet, por oferecerem recursos como salas simultâneas (breakout rooms) e compartilhamento de tela, facilitando a colaboração.
Criar uma pauta clara e compartilhada antecipadamente:
Enviar pelo Google Docs ou Notion a agenda da reunião com os principais tópicos:
Identificação dos problemas de comunicação enfrentados;
Impactos nos projetos e na rotina da equipe;
Sugestões de melhorias e boas práticas;
Definição de canais e ferramentas a serem priorizados (Slack, e-mail, reuniões rápidas, etc.);
Acordos de comunicação (respostas em até X horas, reuniões semanais, uso de feedback, etc.).
Estimular a participação ativa da equipe:
Utilizar o Miro ou Padlet para uma dinâmica interativa de brainstorming, onde os colaboradores possam sugerir ideias para melhorar a comunicação.
Gerenciar o tempo de cada pauta:
Usar o Toggl para controlar o tempo de discussão de cada item, garantindo que todos os pontos sejam abordados de forma objetiva.
Registrar decisões e responsáveis:
Nomear um responsável para registrar os acordos e próximos passos em um documento compartilhado, como o Google Docs, acessível a todos.
Finalizar com clareza e motivação:
Recapitular os pontos definidos, reforçar o compromisso com a melhoria da comunicação e abrir espaço para feedback sobre a reunião em si.
