Acredito que a melhor opção seria ouvir os interessados, colher informações sobre as atividades que estão fora do campo profissional, elencando aquelas que poderiam ser empecilho para realização do evento, checar com os participantes quais opções poderiam ser colocada em prática levando em conta os contratempos de cada um.
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Melhor opção
Perfeita abordagem, Carlos.
A comunicação é qa chave do processo. =)