Mapeamento de Processo - Abertura de logins de operadores temporários

O mapeamento de processos serve para entender como as atividades acontecem dentro da empresa e encontrar pontos de melhoria.
No meu caso, como supervisor, um exemplo seria o processo de criação de login para operadores temporários.
O objetivo será garantir que todos tenham acesso ao sistema antes de iniciarem o trabalho. O processo começa quando eu recebo o informe do RH a respeito da contratação do temporário, para uma das 14 cidades pelo qual sou responsável. Geralmente para cobrir férias de operadores fixos. Após, faço a coleta dos dados solicitados ao operador temporário contratado. Em seguida, confiro os dados do operador, envio as informações ao suporte técnico da empresa parceira e aguardo a confirmação da criação do login pelo setor responsável.
Depois, envio o login com senha temporária ao operador temporário, comunico e informo o mesmo a abrir o registro e já definir a senha definitiva, e registro tudo em uma planilha de controle. Esse processo termina quando o operador está ativo e apto a usar o sistema. Os principais envolvidos são: o supervisor, o RH e o suporte técnico.
Como sugestão de melhoria, seria útil criar um formulário padrão para envio de dados, automatizar o registro em planilha e definir prazos para criação e de encerramento de login no término do contrato do operador temporário.