Se eu estivesse no lugar de Ana e quisesse envolver o time de forma proativa e colaborativa em uma reunião de demonstração de resultados e melhoria contínua, eu seguiria algumas abordagens.
Definiria uma pauta de assuntos que devem ser tratados, definia um tempo para tratar cada assunto, escolheria as pessoas mais indicadas, encaminharia um e-mail informando da reunião e do objetivo dessa reunião e definiria um horário para começo e fim dessa reunião.
Ao final faria uma Ata da reunião como um registro de tudo que aconteceu durante a reunião e encaminharia para os participantes para que pudesse assinar e ficar registrado.
