Faça como eu fiz

Eu coletaria informações prévias à reunião, abriria a pauta antecipadamente para que a equipe pudesse fazer as suas considerações e facilitar os diálogos e construções para a apresentação de um plano de ação ao final da reunião e para que a reunião não se prolongue com discussões que poderiam não existir, inclusive para evitar desgastes.
Escolheria u ambiente adequado para a realização da reunião, inclusive levando em consideração a existência de ambiente virtual a depender da composição da equipe, escolheria as pessoas certas para participarem da reunião, utilizaria alguma ferramenta no início da reunião, como o mentimeter para gerar uma introdução mais adequada e "quebrar o gelo" inicial e fecharia a reunião com apresentação de plano de ação e resumo para as possíveis próximas reuniões e encaminhamentos.