Alessandro, muito bacana compartilhar esta dor com a gente. Vivenciei este problema por anos em minha carreira.
Te digo que não existe uma receita de bolo, pode passar anos estudando e ninguém vai conseguir te instruir corretamente.
O detalhe aqui esta nas pessoas, ou seja você é o único que pode reverter este cenário.
Posso te passar algumas ações que precisei tomar para solucionar este problema:
A magia esta na negociação com as pessoas e o termômetro é você. Prepare cada um dos seus stakeholders para o que esta por vir, exemplo:
1 - Cliente exigente = Mostre o que foi feito e deixe ele perceber que você controla todas as melhorias que serão implantadas no sistema para que ele não as aponte na reunião de review. Quanto mais informações você antecipar essas pessoas não pediram melhorias na REVIEW porque ja sabem que você tem o conhecimento de cada uma delas. Assim você tem total controle do seu backlog.
2 - Novos requisitos = Praticamente toda grande organização as demandas são "Pra ontem" e isso é comum hoje, dê clareza do seu backlog e antecipe essas pessoas com as atividades que esta fazendo e que vai entregar, bem como a posição que as solicitações estão tomando na priorização do seu backlog. Colaborar com o cliente neste cenário é fundamental, ele não pode ter a percepção que as coisas não estão andando. Deixe claro a priorização que fez e mostre sabedoria ao explicar.
3 - Descarte sempre que possível. Quando perceber que o backlog esta lotado, revise tudo e descarte melhorias cosméticas. Um truque é avaliar a quantidade de usuários que usam aquela tela/funcionalidade. Quando perceber que podemos abrir mão de um luxo para poucas pessoas e algo de muito valor para muitas, fica mais facil priorizar e descartar.
4 - Tenha controle total e nunca omita informações. Sabemos que melhorias ficam para depois e muitas nunca são feitas. Traçar indicadores que reforçam a necessidade de implatálas em produção é uma boa prática para priorizar de forma adequada.
