Observar é uma questionar ao meu ver é uma técnica importante em uma comunicação, principalmente envolvendo prazos, pois quando você questiona, é possível entender melhor o que está sendo solicitado e consequentemente ficar mais viável opinar.
Também acredito que a falha na comunicação no exemplo informado, onde a Carol confirma um prazo sem análise a meu ver está mais relacionado com experiência, talvez não conhecer o procedimento da empresa do que propriamente não saber se comunicar, ou seja, temos que diferenciar a pessoa não ter a técnica para tratar determinado assunto de não saber se comunicar.