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[Dúvida] Sincronização de Pastas - Boas praticas - Sharepoint

por Raphael Rodrigues Dos Santos
| 11.3k xp | 3 posts
Suporte em Infraestrutura e Desenvolvedor de sistemas

Devs que manjam de office, tudo bem?

Em minha empresa temos um sharepoint / intranet aonde alocamos nossos documentos.

foi criado a anos atrás e é utilizado até hoje, porém, em consequência perdemos o rumo da organização, gostaria de saber qual seria a melhor forma de reorganizar ele sem perder caminhos, arquivos e pastas... Pensei recentemente sobre um video que vi no youtube aonde falava de sincronizar uma pasta de um computador para o outro utilizando python... Gostaria de saber se conseguimos pelo menos criar uma nova pasta aonde alocamos essas subpastas / arquivos com o nome do ano passado, porém ela estará dentro de uma nova pasta 2025, aonde empregados e gestores deverão ter a resiliencia da organização...

Gostaria de ideias par resolver esse problema.

Obrigado desde já!

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solução!
por Lucas Ribeiro Mata
| 1074.5k xp | 1597 posts
Instrutor Instrutor

Olá, Raphael!

Organizar um SharePoint que já está em uso há algum tempo pode ser um desafio, mas é ótimo que você esteja pensando em maneiras de melhorar a estrutura e a organização dos documentos. Aqui estão algumas sugestões que podem ajudar:

  1. Planejamento da Estrutura: Antes de começar a mover arquivos, é importante planejar como será a nova estrutura. Pense em como os documentos são usados e quem precisa acessá-los. Uma abordagem comum é organizar por ano, departamento ou tipo de documento.

  2. Criar uma Estrutura de Pastas Clara: Como você mencionou, criar uma nova pasta para 2025 e mover as subpastas/arquivos de anos anteriores para lá é uma boa ideia. Isso pode ajudar na organização e facilitar o acesso aos documentos mais recentes.

  3. Permissões e Acessos: Revise as permissões de acesso para garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso às pastas e documentos. Isso é crucial para manter a segurança e a confidencialidade das informações.

  4. Utilizar Ferramentas de Sincronização: Quanto à sincronização, o SharePoint oferece integração com o OneDrive, permitindo que você sincronize pastas locais com a nuvem. Isso pode ser uma alternativa mais integrada do que usar scripts em Python, a menos que você tenha uma necessidade específica que o OneDrive não atenda.

  5. Automatização com Power Automate: Se você está confortável com ferramentas de automação, o Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) pode ser usado para automatizar a movimentação de arquivos e outras tarefas repetitivas no SharePoint.

  6. Treinamento e Comunicação: Por último, mas não menos importante, é essencial comunicar as mudanças para a equipe e, se necessário, fornecer treinamento sobre como acessar e usar a nova estrutura de pastas.

Bons estudos e sucesso na sua reorganização!