[Dúvida] Criar um Dashboard a partir de planilhas mensais

Ei! Tudo bem Iosley?

Vamos por partes para ajudar você a organizar essas informações e criar um dashboard eficiente.

Construir uma planilha única:

• Estrutura: Crie uma tabela única que contenha colunas para todas as informações relevantes, como: Data, Turma, Horário, Nome do Aluno, Presença/Falta. Isso ajudará a consolidar todas as informações em um só lugar.
• Consolidação: Você pode usar o recurso "Consolidar" do Excel ou copiar e colar manualmente as informações de cada planilha mensal para essa tabela única. Certifique-se de manter a consistência nos dados.

Com a base de dados organizada da forma acima, criar um dashboard se torna muito mais simples. Você pode usar tabelas dinâmicas, gráficos, segmentação de dados e linha do tempo para dar visibilidade ao que deseja analisar.

Um exemplo de passo a passo para o Dashboard:

• Ferramentas Principais no Excel:

  • Tabelas Dinâmicas (PivotTables): serão a base de todos os seus cálculos e resumos. Elas vão ler sua BaseFrequencia e agregar os dados.

  • Gráficos Dinâmicos (PivotCharts): gráficos diretamente conectados a uma Tabela Dinâmica, são interativos.

  • Segmentação de Dados (Slicers): botões visuais e interativos que permitem filtrar suas Tabelas e Gráficos Dinâmicos. Essencial para um bom dashboard.

  • Linha do Tempo (Timeline): um tipo especial de Slicer específico para filtrar por períodos de data.

Passo a Passo para o Dashboard:

1. Crie uma nova planilha Dashboard (para a visualização final) e outra ApoioDashboard (onde ficarão as Tabelas Dinâmicas que alimentam o dashboard). Manter isso separado deixa o arquivo organizado.

2. Na planilha ApoioDashboard, insira uma Tabela Dinâmica baseada na sua tabela BaseFrequencia.

3. Exemplo 1: Recriar a lista de presença do mês.

   • Arraste Nome_Aluno para a área de Linhas.

   • Arraste Data_Aula para a área de Colunas.

   • Arraste Status_Presenca para a área de Valores.

Você recriou a visualização antiga, mas agora ela é dinâmica e pode ser facilmente filtrada.

1. Exemplo 2: Calcular Presenças e Faltas.

   • Crie outra Tabela Dinâmica.

   • Linhas: Nome_Aluno.

   • Colunas: Status_Presenca.

   • Valores: Status_Presenca (contagem).

Isso vai gerar uma tabela que mostra, para cada aluno, o total de "Presente" e "Falta".

1. Na planilha Dashboard, insira Gráficos Dinâmicos baseados nessas tabelas. Por exemplo, um gráfico de barras mostrando a porcentagem de presença por turma.

2. Ainda no Dashboard, vá em Análise de Tabela Dinâmica > Inserir Segmentação de Dados. Crie slicers para ID_Turma e Nome_Aluno. Crie uma Linha do Tempo para Data_Aula.

3. Conecte esses slicers e a linha do tempo a todas as suas tabelas dinâmicas e gráficos. Agora, ao clicar em uma turma ou em um mês, todo o seu dashboard será atualizado automaticamente.

Melhorar a tabela para BI:

• Normalização: mantenha a tabela única bem estruturada e normalizada, o que facilita a análise de dados.
• Power Query e Power Pivot: aprender a usar essas ferramentas pode ser muito útil. Power Query ajuda a transformar e limpar dados, enquanto Power Pivot permite criar modelos de dados mais complexos e realizar cálculos avançados.

O uso do VBA nesse contexto explicado por você, não é tão necessário. As ferramentas de Power Query, Pivot, tabelas dinâmicas são úteis para manipular e analisar os dados precisos. O uso do VBA pode ser util quando quiser automatizar alguma tarefa, criar formulários para facilitar a inserção de dados e etc.

Iosley, como faz parte de um projeto pessoal no qual tenho pouco conhecimento do contexto, consigo te ajudar apenas com sugestões, e espero que essas te ajude. Não deixe de testar, mudar algumas coisas quando necessário e até buscar algo complementar.

Parabéns pela visão e bom trabalho no projeto!

Até mais!

Espero ter ajudado e bons estudos!

Entedi! Já me esclareceu muito. Mas na questão de colocar tudo em uma tabela só, colocando a data de cada encontro (ocorre 1 encontro por semana em cada turma), não ficaria muito extenso? Afinal, tenho que colocar a data do encontro em cada semana nas colunas, por exemplo. Acabaria dando, ao final de 1 ano, uma quantidade significativa de colunas. Essse foi o meu principal receio em agrupar tudo em uma tabela unificada

Oi, Iosley!

É verdade, isso realmente deixaria sua planilha muito extensa e difícil de manter. O formato para análise de dados e construção de dashboards seria o formato tabular. Por exemplo: em cada linha representa um único registro de presença, ou seja, uma linha para cada aluno, em cada data, em cada turma.

Com essa estrutura, você não precisa criar colunas por data, basta adicionar novas linhas conforme novos encontros acontecem. E o Excel, o Power Query e o Power BI conseguem agrupar e filtrar facilmente por turma, aluno ou período.

Espero ter ajudado e qualquer dúvida, conte conosco aqui no fórum.

Até mais, Iosley!