Decomposição
O processo de agendamento de entrevistas foi dividido nas seguintes etapas:
Prazo da vaga: a vaga fica aberta por 15 dias úteis; o objetivo é concluir todas as entrevistas em até 10 dias úteis, deixando uma margem de 5 dias úteis para o departamento responsável decidir e formalizar a contratação.
Disponibilidade do RH: dias e horários livres dentro desses 10 dias úteis.
Disponibilidade dos candidatos: horários em que cada um pode comparecer.
Agenda: cruzamento das duas disponibilidades acima, gerando os horários possíveis.
Primeiro contato: mensagem/e-mail perguntando se o candidato topa participar.
Confirmação e agendamento: envio da agenda e reserva do horário escolhido.
Lembrete: aviso próximo à data da entrevista.
**Entrevista e encaminhamento: **realização da entrevista e repasse ao departamento responsável.
Reconhecimento de padrões
Esse fluxo de agendamento se repete de forma idêntica para qualquer vaga aberta pela empresa: só mudam os candidatos e os detalhes da vaga, o processo de contato, agenda e lembrete é sempre o mesmo. Por isso, ele pode ser tratado como um modelo único, reaproveitável a cada nova contratação, em vez de ser recriado do zero toda vez.
Abstração
Para a etapa de contato e agendamento, cada candidato precisa ser reduzido a poucas informações: nome, forma de contato (e-mail e telefone, se houver) e status (respondeu, não respondeu, confirmado). Detalhes do currículo ou da experiência do candidato não são relevantes nessa etapa administrativa, apenas na etapa de entrevista em si.
Algoritmo
1- Abrir a vaga e iniciar a contagem do prazo de 15 dias úteis.
2 - Levantar a disponibilidade de dias e horários do time de RH dentro dos primeiros 10 dias úteis.
3 - Montar a agenda mestra com esses horários.
4 - Para cada candidato da lista:
a - Enviar o primeiro contato por e-mail, com informações resumidas da vaga, perguntando se tem interesse em participar.
b - Se responder "sim" em até 2 dias úteis: enviar a agenda com os horários ainda disponíveis.
- Assim que o candidato escolher um horário, esse horário é removido da agenda, para não ser oferecido a outro candidato.
- Enviar lembrete próximo à data marcada.
- Realizar a entrevista.
c - Se não responder em 2 dias úteis:
- Se houver telefone cadastrado: enviar um novo contato por WhatsApp.
- Se responder "sim", seguir o mesmo fluxo do item 4.2.
- Se não responder ou recusar, remover o candidato da lista.
- Se não houver telefone: remover o candidato da lista.
5 - A cada entrevista concluída, verificar se o gestor responsável pela vaga já aprovou algum candidato:
a - Se sim: contratar, encerrar o processo e avisar educadamente os candidatos ainda pendentes de que a vaga foi preenchida.
b - Se não: continuar o processo até completar as entrevistas restantes ou até o limite dos 10 dias úteis.
6 - Ao final das entrevistas (ou ao atingir os 10 dias úteis), selecionar os 5 melhores candidatos e encaminhar seus dados ao departamento responsável pela vaga, que assume o contato a partir daí.
Conclusão
O objetivo desse plano é tirar do time de RH o trabalho manual e repetitivo de marcar entrevista por entrevista, sem perder o controle sobre prazos nem sobrecarregar a agenda. Reconhecendo que esse processo se repete a cada vaga, criamos um fluxo único que cruza a disponibilidade do RH com a dos candidatos, trata automaticamente quem não responde, evita conflitos de horário e respeita o prazo da vaga, inclusive prevendo o encerramento antecipado quando um candidato já é aprovado. Assim, o RH ganha tempo para as demais demandas do departamento, e os candidatos têm um processo mais ágil e transparente.
Para saber mais:
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