Provavelmente a vaga foi cadastrada num sistema de RH, onde o candidato, ao se inscrever, o sistema já solicita um cadastro ou um login, caso o usuário possua um acesso.
Conforme minha experiência, me baseando pelos sistemas que já trabalhei, o time de RH visualiza as candidaturas num painel, estilo kanban, onde cada candidatura está em forma de ticket. No ticket, o que vai determinar se o candidato avança ou não nas etapas do processo seletivo é a mudança de status e para conseguir automatizar o disparo de e-mails, o sistema deve permitir a configuração de gatilhos onde a ação desses gatilhos é disparar e-mails para os candidatos informando se ele avança ou não no processo seletivo. Se avançar, no e-mail vai o link da agenda do recrutador.
Após os gatilhos configurados, o próximo passo é configurar a agenda para que seja possível um usuário externo visualizar os dias e horários disponíveis para a entrevista, dinâmica ou testes técnicos.
O fluxo seria assim: o usuário visualiza o painel com os candidatos, acessa o ticket de um candidato e analisa o perfil cadastrado. Se o candidato não atender o perfil da vaga, o usuário seleciona o status “Não classificado” e então é disparado o e-mail para o candidato informando que ele não irá prosseguir na seleção. Caso contrário, se o candidato for avançando nas etapas, cada status é disparado um e-mail com a mensagem que ele avançou para a próxima etapa da seleção e nesta mensagem vai o link da agenda onde o candidato consegue agendar o melhor dia e horário da etapa da seleção.
O recrutador recebe na sua agenda a solicitação do horário para a entrevista e assim confirma.
Dessa forma o time de RH vai conseguir atender todas as demandas somente mudando o status e os gatilhos vão fazendo o trabalho repetitivo.
Dependendo do porte da empresa, pode ser pensado uma forma desses tickets serem criados após uma pré-seleção de um robô, onde este faz a leitura do cadastro do candidato e define se ele atende ou não ao perfil da vaga.
Em uma alternativa, caso o sistema de RH não ofereça a funcionalidade de disparo de e-mails via gatilhos, pode ser pensado uma automação em uma planilha online, como por exemplo um script no google planilhas onde a lógica seria parecida.
Para saber mais:
Conte com o apoio da comunidade Alura na sua jornada. Abraços e bons estudos!