Acho que dá sim pra facilitar bastante esse processo.
Primeiro, eu dividiria o problema em partes: receber os dados dos candidatos, ver os horários disponíveis, marcar as entrevistas, enviar os e-mails e organizar a agenda. Assim fica mais fácil enxergar onde dá pra melhorar.
Também dá pra perceber que muita coisa se repete toda semana, principalmente os e-mails e o jeito de montar a agenda. Isso já ajuda a economizar tempo criando modelos prontos.
Pra simplificar, eu organizaria tudo em um padrão: tipo um formulário pros candidatos preencherem, um modelo de e-mail de confirmação e uma agenda já estruturada.
E aí daria pra automatizar o processo com um passo a passo simples: o candidato preenche o formulário, o sistema cruza com os horários disponíveis, agenda a entrevista sozinho, manda o e-mail automático e já atualiza a agenda.
Com isso, o RH para de perder tempo com tarefa repetitiva e consegue focar mais nas entrevistas mesmo.
