Olá,
Na minha opinião, esse problema acontece porque o processo ainda está muito manual e pouco organizado. Eu vejo que o primeiro passo seria separar bem as etapas, como agendamento, envio de e-mails e controle da agenda, para entender onde está o retrabalho. Analisando a situação, fica claro que existem muitos padrões, já que essas tarefas se repetem toda semana. Por isso, acredito que a automação é o melhor caminho. Eu criaria modelos de e-mails prontos para agilizar a comunicação. Também padronizaria a organização da agenda para evitar confusão. Na minha visão, montar um fluxo automático integrando tudo seria essencial. Esse fluxo poderia sugerir horários, confirmar entrevistas e atualizar a agenda sozinho. Assim, reduziria erros e ganharia tempo. No fim, penso que isso permite que o RH foque mais nas pessoas do que em tarefas repetitivas.