Desafio: automatizando processos na equipe de RH

Bom dia!

Agradeço se alguém puder fazer ajustes ou propor melhorias ou comentar essa proposta de solução.

Um forte abraço.

Plano de Automação para o Processo de Entrevistas de RH

1. Decomposição (Quebrar o Processo em Partes Menores)
   Vamos dividir a macro-tarefa "Organizar Entrevistas" em sub-tarefas gerenciáveis e identificáveis.

Etapas do Processo:

Pré-Contato: Compilar a lista de candidatos a serem contactados.

Solicitação de Disponibilidade: Entrar em contato para colher os horários disponíveis do candidato.

Agendamento: Cruzar a disponibilidade do candidato com a da equipe e definir um horário.

Confirmação: Enviar o convite oficial e receber a confirmação do candidato.

Organização da Agenda: Consolidar todos os horários marcados em uma agenda única e compartilhada.

Lembrete: Enviar um alerta antes da entrevista para reduzir faltas.

Pós-Entrevista: Registrar feedback e atualizar o status do candidato.

1. Reconhecimento de Padrões (Identificar Repetições)
   Cada etapa do processo é altamente repetitiva e segue um padrão claro.

Padrões Identificados:

A sequência de comunicação é sempre a mesma: Convite → Confirmação → Lembrete.

Os e-mails enviados possuem estruturas e mensagens muito similares.

O processo de busca por um horário livre é um cruzamento de dados entre a disponibilidade do candidato e a da empresa.

A atualização da agenda é uma ação manual e repetitiva para cada entrevista.

1. Abstração (Criar um Modelo Simplificado)
   Aqui, criamos um conceito geral que esconde a complexidade dos detalhes manuais.

Abstrações Propostas:

"Sistema de Agendamento": Uma única ferramenta que representa todo o fluxo complexo.

"Link de Agendamento Inteligente": Um único link para o candidato que abstrai a consulta à agenda da empresa, a seleção de horário e o registro automático.

"Agenda Mestra": Uma visão única e consolidada de todas as entrevistas, abstraindo a soma de todas as agendas individuais.

1. Algoritmo (O Fluxo de Automação)
   Este é o coração da solução: uma sequência lógica de passos para automatizar o processo.

Fluxograma Algorítmico Detalhado:

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1. INÍCIO: Candidato é aprovado para a etapa de entrevista.

2. AÇÃO: O sistema (ex: Google Calendar Appointment Slots, Calendly, ou um software de RH) envia um e-mail automático com um link personalizado para agendamento.

   • Este link já mostra apenas os horários livres dentro da janela definida pelo RH.

3. AÇÃO: O candidato clica no link, vê os horários disponíveis e escolhe um.

4. DECISÃO: O horário escolhido ainda está livre na agenda?
   |-> SIM: O sistema automaticamente:
   a) Bloqueia o horário na agenda compartilhada da empresa.
   b) Envia um e-mail de confirmação automático para o candidato (com link da videoconferência, se for o caso).
   c) Adiciona o evento à "Agenda Mestra" de entrevistas.
   |-> NÃO: O sistema notifica o candidato que o horário foi tomado e pede para escolher outro (Volta ao passo 3).

5. AÇÃO: 24 horas antes da entrevista, o sistema envia um e-mail de lembrete automático para o candidato e para o entrevistador.

6. FIM: O processo se repete para cada candidato, sem intervenção manual do RH.
   Exemplo Prático de Aplicação
   Cenário Antigo (Manual):

Analista de RH envia um e-mail para a Carla: "Olá Carla, quais seus horários disponíveis na quinta?"

Carla responde: "Posso às 14h ou 16h."

O analista cruza com a agenda do entrevistador, vê que 14h está livre.

O analista envia um novo e-mail para Carla: "Confirmado para 14h. Segue link..."

O analista adiciona manualmente o evento "Entrevista - Carla" no calendário.

No dia anterior, o analista se lembra de enviar um e-mail de lembrete.
(Este processo se repete para dezenas de candidatos.)

Cenário Novo (Automatizado):

O analista de RH adiciona a Carla em uma lista no sistema de agendamento.

O sistema envia automaticamente o e-mail com o link para Carla.

Carla clica no link, vê que 14h está livre e confirma.

O sistema automaticamente: confirma com a Carla, bloqueia a agenda do entrevistador e adiciona o evento.

O sistema automaticamente envia o lembrete 24h antes.
(O analista só precisou fazer a ação do passo 1. O resto foi automático.)