Construindo um cenário mais ágil

A Embracon disponibiliza aos seus parceiros uma área restrita que oferece diversas ferramentas para facilitar a gestão de consórcios, incluindo a análise de cadastro de cotas. Essa plataforma visa agilizar processos e proporcionar maior autonomia aos parceiros.

No entanto, observamos que, apesar da existência dessa ferramenta, o processo de análise de cadastro ainda passa pelo Núcleo de Parceria, o que contraria a proposta de descentralização e agilidade. Além disso, a forma atual de recebimento de documentos apresenta desafios:

Sobrecarga de trabalho: Além dos e-mails tradicionais, há uma fila adicional de solicitações, o que tem duplicado ou até triplicado a carga de trabalho da equipe.

Erros e retrabalho: Recebemos e-mails com reclamações e erros na área restrita, exigindo tratamento manual e aumentando o retrabalho.

Ineficiência na comunicação: A multiplicidade de canais (e-mails, fila de solicitações, área restrita) dificulta o acompanhamento e a gestão eficiente dos processos.

Proposta de Estrutura Integrada

Para superar esses desafios e promover uma maior integração entre as áreas, propomos a adoção de uma estrutura organizacional mais colaborativa, com as seguintes características:

Processos Co-criados: Desenvolver processos em conjunto com as áreas envolvidas (Núcleo de Parceria, Crédito, Faturamento), garantindo que as necessidades e limitações de cada setor sejam consideradas.

Times Multidisciplinares: Formar equipes compostas por membros de diferentes áreas para tratar de processos específicos, promovendo a troca de conhecimentos e a resolução mais ágil de problemas.

Automatização e Padronização: Investir em ferramentas que automatizem o recebimento e a análise de documentos, reduzindo a dependência de e-mails e minimizando erros manuais.

Benefícios Esperados

Maior Agilidade: Redução do tempo de processamento das análises de cadastro, beneficiando parceiros e clientes.

Melhoria na Qualidade: Diminuição de erros e retrabalho, resultando em processos mais eficientes e confiáveis.

Satisfação dos Colaboradores: Redução da sobrecarga de trabalho e melhoria no ambiente organizacional.

Possíveis Resistências

Mudança Cultural: Adotar uma estrutura mais integrada pode enfrentar resistência de colaboradores acostumados com a hierarquia tradicional.

Treinamento e Adaptação: Será necessário investir em capacitação para que todos compreendam e se adaptem aos novos processos e ferramentas.

Investimento Inicial: A implementação de novas ferramentas e estruturas pode demandar recursos financeiros e tempo de adaptação.

Apesar das possíveis resistências, a transição para uma estrutura mais integrada e colaborativa pode trazer benefícios significativos para a Embracon, seus parceiros e clientes, promovendo uma cultura organizacional mais ágil e eficiente.