Ao meu ver é mais fácil compreender o que precisa ser feito de maneira visual. Quando o registro está em texto, além de não termos sempre no nosso campo de visão (abrindo o arquivo para consultas eventuais) há o risco de que a pessoa compreenda parcialmente ou nem compreenda o que precisa ser feito.
Estruturar as ações, atividades ou entregas em backlogs e controlar a evolução em um painel, dá aos envolvidos a visão do andamento do projeto. Você vê o tempo todo o que precisa ser feito e quem fará.
Também gera maior compromisso e senso de responsabilidade do time, visto que uma atividade atrasada pode impactar todo o projeto e isso fica claro "visualmente" para todos.
