Oii Carolina, tudo bem?
Sobre qual função usar, você vai saber ao ver o cálculo que precisa ser feito no campo calculado. A Tableau tem uma documentação que explica cada função: Agregação de dados no Tableau.
As fontes de dados que utilizamos no curso são multidimensionais, então elas contêm hierarquias. Por exemplo, a dimensão Produto, que tem como membro um produto da família, um departamento de produtos organizados em uma hierarquia. A dimensão Tempo também, que inclui anos, trimestres e meses.
Os campos calculados, são para fazermos cálculos com os campos das tabelas. Um exemplo é a fórmula do Faturamento Líquido:
sum([Faturamento em R$]) - sum([Imposto em R$]) - sum([Custo do Frete em R$])
Os atributos e pastas são para organização dos dados.
Espero ter ajudado. Qualquer dúvida estou à disposição, tá bom? ^^