Uma forma simples de resolver isso é quebrar o processo em partes usando a decomposição de problemas: ver a disponibilidade dos candidatos, mandar convites, receber respostas e montar a agenda. Assim fica mais fácil enxergar o fluxo e evitar retrabalho.
log após tentar notar os padrões do processo: contato, resposta, confirmação e agendamento. Quando você percebe isso, fica mais fácil padronizar.
Depois disso da pra juntar tudo e criar um fluxo, tipo enviar links de agendamento e usar um calendário compartilhado, deixando o processo mais prático, por fim, é só organizar tudo em uma sequência de passos para automatizar o fluxo.
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