Uma das possibilidades de critério para definir o pronto seria a aprovação do cliente, logo seria necessário marcar algum tipo de reunião (seja formal ou informal) com ele, para poder definir como pronto. Porém, ao ir para a review meeting você estaria levando algo que o cliente já viu, pois foi necessário para a aprovação da ferramenta. Não entendi muito bem o que validaria essa aprovação do cliente, apenas uma ligação, por exemplo, uma reunião, uma mensagem, enfim, essa parte como um todo não ficou tão clara para mim.
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Aprovação do cliente
Então, tem vários métodos que podem ser utilizados. Da maneira que vc está pensando o melhor jeito de buscar a aprovação do cliente seria na própria review meeting. Na reuniao se ele falar que está OK, o seu incremento passa para Done. Mas Definition of Done é muito relativo. Cada projeto pode ter um significado para pronto. Abraço. Se te ajudou marque como solucionada