Acredito que o fundamental no exemplo citado, é sim sempre que possivel, termos a pauta de qualquer reunião, para a abordagem ser o mais acertiva e em conformidade as limitações ou da excelencia da execução no tempo estabelecido. O Problema consiste que nem sempre a pauta e divulgada em tempo habil a se preparar. mas o exemplo e claro de nao nos comprometermos a assumir algo que nao sabemos que vamos cumprir.