Necessário criar um ambiente acolhedor, confortável, utilizar mesas circulares pois facilita ver e ouvir todos os presentes; deixar a disposição coisas para comer e beber, como lanches, café, suco, e etc.
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AMBIENTE
Olá, Débora!
Essas são certamente características de um ambiente acolhedor.
Parabéns pela estruturação da sua resposta.
Bons estudos!
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