a lista de ações devem possuir o responsável em executa-la e em que prazo

Olá Tatiane,

não é sempre que será necessário ter um responsável para uma ação discutida na retrospectiva. Algumas vezes bastará que o time mantenha em seu kanban a lista de ações definidas na última retrospectiva para que as pessoas sigam na próxima sprint.

Mas se você começa a sentir que as ações definidas na retrospectiva não estão sendo feitas por ninguém, você pode adotar o sistema de guardiões. Basicamente cada ação terá um guardião pela ação, a ideia é que não necessariamente o guardião que fará a ação, mas ele garantirá que ela será executada, mesmo que seja lembrando as pessoas de fazer o que foi combinado.

Quanto a prazos e tal, geralmente a gente abre uma retrospectiva investigando as ações que foram definidas na sprint anterior. Quais delas foram feitas, se deram resultado, etc.

Uma boa dica também é colocar algumas ações como tarefas necessárias. Por exemplo, em nossa reunião vimos que estávamos ficando sem atualização de nosso wiki. Então foi adicionado, em nosso kanbam, mais uma coluna para sempre, sempre, sempre atualizar a documentação.

Tudo depende da criatividade. :)

E só complementando a mensagem do Lucas, o nosso SM é quem geralmente chama a atenção sobre a execução das atividades de melhoria.